Die Arbeit im Desk, die Daten in Ihren Systemen
Wer eine Offerte schreibt, muss dafür die Buchhaltungssoftware nicht bedienen können. Im Operating Desk arbeitet der Verkauf in einer einzigen Oberfläche. Was dabei in CashCtrl und in SharePoint zu tun ist, erledigt der Desk. Die Daten bleiben in diesen Systemen. Der Desk läuft heute bei uns selbst und in einem zweiten Schweizer Betrieb im Alltag.
Ein Verkauf, von der Anfrage bis zur Rechnung
Eine Kundenanfrage trifft im geteilten Postfach ein. Der Desk macht daraus einen Vorschlag: Die KI nennt die zuständige Rolle und die Gegenpartei, eine Mitarbeiterin prüft und nimmt an. Ab jetzt gibt es einen Vorgang mit Ziel, Zuständigkeit und Frist.
Für die Offerte sucht sie die Artikel im Desk. Der Desk schlägt dafür im Artikelstamm von CashCtrl nach. Den Preis liefert die Buchhaltung, ändern kann sie ihn trotzdem. Mit einem Klick entsteht die Offerte in CashCtrl. Der Desk merkt sich die Belegnummer und die Stufe des Verkaufs.
Die Antwort an den Kunden legt der Desk als Entwurf in Outlook an, mit dem PDF der Offerte frisch aus CashCtrl. Gesendet wird aus Outlook, von einem Menschen. Das Mail des Kunden und seine Anhänge legt der Desk in SharePoint ab, in der Ablage des Vorgangs. Den Ordner dafür muss sie nicht kennen.
Sagt der Kunde zu, hält die Mitarbeiterin das im Desk fest, und CashCtrl führt die Offerte als angenommen. Daraus wird die Rechnung, mit denselben Positionen. Ob sie bezahlt ist, liest der Desk in CashCtrl nach. Eine eigene Debitorenliste führt er nicht.
CashCtrl hat die Mitarbeiterin dafür nie geöffnet, SharePoint ebenso wenig. Outlook brauchte sie nur zum Senden.
Eine Oberfläche für drei Systeme
Ihr Team im Verkauf arbeitet im Desk. Es muss sich weder in CashCtrl noch in SharePoint auskennen. Was dort zu tun ist, erledigt der Desk: Artikel nachschlagen, Offerte und Rechnung anlegen, Dateien ablegen.
SharePoint ist in vielen Betrieben da, gern bedient wird es selten. Im Desk steht jede Datei beim Vorgang, zu dem sie gehört. Wo sie in SharePoint liegt, muss dafür niemand wissen.
Was im Desk liegt und was in Ihren Systemen
Im Desk liegt, was zur Führung der Arbeit gehört: der Vorgang mit Ziel, Rolle, Frist und Historie, dazu Verweise auf Belege, Mails und Dateien. Auf Wunsch führt er auch das Adressbuch.
Belege, Artikel und Zahlungen bleiben in der Buchhaltung. Dateien bleiben in SharePoint, Mails im Postfach. Ihre Treuhänderin arbeitet weiter in CashCtrl, und die MWST-Abrechnung entsteht dort, wo sie immer entstanden ist.
Für Ihr Team heisst das weniger Suchen und weniger doppelte Erfassung. Ein Beleg existiert genau einmal, in der Buchhaltung, und niemand gleicht zwei Bestände ab. Der Desk ersetzt kein System, das Sie heute nutzen. Er wird über Connectoren angeschlossen, heute an Microsoft 365, bexio und CashCtrl.
Die KI bereitet vor, ein Mensch bestätigt
Die KI liest die Anfrage, schlägt Rolle, Gegenpartei und Antwort vor und füllt auf Wunsch die Offerte vor. Sie legt nichts an und sendet nichts. Eine Offerte entsteht erst, wenn eine Person sie anlegt. Bei der Rechnung verlangt der Desk zusätzlich eine Bestätigung, weil sie sich nicht rückgängig machen lässt. Zuständigkeiten, Rechte, Fristen und Freigaben stehen als feste Regeln im Code. Ohne KI geht die Arbeit von Hand weiter.
Wie es in Ihrem Betrieb aussähe
Das Datenblatt zeigt den Desk im Einzelnen. Im Erstgespräch gehen wir einen Vorgang aus Ihrem Betrieb durch, zum Beispiel eine Offerte, und klären, welche Ihrer Systeme der Desk anschliesst.