Der Operating Desk führt die Vorgänge Ihres Betriebs und verbindet dafür die Systeme, die Sie schon nutzen: E-Mail, Dateiablage, Vertragsablage, CRM und ERP. Ausser den Vorgangsdaten und, wenn gewünscht, dem Adressbuch arbeitet der Desk mit den Daten dieser Systeme. So muss niemand für jeden Vorgang in ein anderes System. Die KI bereitet vor, Ihre Mitarbeitenden prüfen und entscheiden.
Durchgezogen: verfügbar. Gestrichelt: geplant.
Der Desk liest die freigegebenen Postfächer; Eingänge ohne Mail, etwa gescannte Post, erfasst jemand von Hand in der Inbox. Beim Eingang schlägt die KI aus dem Mailtext die zuständige Rolle vor, dazu die Gegenpartei aus dem Adressbuch. Fehlt sie, schlägt die KI einen neuen Eintrag vor. Auf Knopfdruck («KI-Analyse») liest sie auch die Anhänge (PDF, Word, PowerPoint, Textdateien), schlägt das Ziel vor und stellt einen Plan zusammen.
Wer die Rolle hält, prüft die Vorschläge und nimmt an, oder prüft den Plan der KI und führt ihn mit einem Klick aus. Gewählte Anhänge und die Originalmail kommen in die Vorgangsablage Ihrer Dateiablage. Eine Folgemail erscheint als neuer Eingang, der Desk schlägt den bestehenden Vorgang vor. Ein Klick hängt sie an, die zuständige Person sieht «neue Post». Vorgänge lassen sich auch von Hand anlegen.
Übernehmen, zuweisen, an eine Rolle übergeben. Wartet ein Vorgang auf eine Antwort, trägt er ein Datum zum Nachhaken. Fristen zeigen Vorwarnung und Überfälligkeit an. Beim Abschluss hält der Desk fest, ob die Frist eingehalten wurde. Ist eine Genehmigung verlangt, gilt der Vorgang erst mit ihr als erledigt.
Offene Fenster ziehen Änderungen ohne Neuladen nach. Arbeitet jemand an einem Vorgang, sehen es die anderen.
| Umsystem | Systeme | Liest | Schreibt |
|---|---|---|---|
| Anmeldung | Microsoft Entra ID, auf Anfrage Google und andere Single-Sign-on-Verfahren | Anmeldung mit dem Firmenkonto | nichts |
| Microsoft 365 (Exchange Online), auf Anfrage Google Workspace | Posteingang geteilter Postfächer; bei persönlichen Postfächern nur den Ordner «Desk»; Anhänge | Antwortentwurf im Quellpostfach (geteilte Postfächer); sendet nie | |
| Dateiablage | SharePoint, auf Anfrage Google Drive | freigegebene Bibliotheken und Ordner, Suche, Vorschau | nur die Vorgangsablage |
| CRM / ERP | bexio, auf Anfrage CashCtrl und Abacus | Kontakte für das Adressbuch, mit Vorschau vor der Übernahme | optional: neue Adressen, wenn das Adressbuch dort geführt wird |
| Dokumentenmanagement (optional) | auf Anfrage, zum Beispiel M-Files, DocuWare oder ELO | Dokumente und Ablageorte, Suche, Vorschau | nur die Vorgangsablage |
| Sprachmodell | Claude von Anthropic, auf Anfrage OpenAI oder ein lokal gehostetes Open-Weight-Modell | Vorschläge, Pläne und Antworten | nichts |
Claude-Anbindung (MCP). Zuschaltbar: Eine berechtigte Person fragt den Desk mit ihrer Anmeldung aus ihrem eigenen Claude ab, zum Beispiel nach einzelnen Vorgängen oder nach verwandten Vorgängen, die nicht miteinander verknüpft sind. Mails und Dateien gibt der Desk dabei nur als Verweis heraus.
Abgrenzung. Der Desk ist kein ERP, kein CRM und keine zweite Ablage. Buchhaltung bleibt im ERP, Dateien bleiben in der Dateiablage, Mails im Mailsystem. Der Desk führt die Arbeit dazwischen.
