Autor: Georges Leuenberger, im Dialog mit Claude (Anthropic).

Private KI im Betrieb: erst verbieten, dann geordnet einführen.

Eine Mitarbeiterin lässt eine Kundenofferte von ihrem privaten KI-Konto überarbeiten. Gut gemeint, schnell erledigt, und Ihr Betrieb hat in diesem Moment Kundendaten an einen Anbieter gegeben, mit dem er keinen Vertrag hat. Der erste Schritt dagegen kostet eine Woche Arbeit: eine gegengezeichnete Weisung. Der zweite Schritt ist die geordnete Einführung von KI im Betrieb, beginnend beim Geschäftsabo.

Was beim Kopieren in das private Konto tatsächlich geschieht

Datenschutzrechtlich gibt Ihr Betrieb Personendaten an einen Auftragsbearbeiter weiter, den er nicht ausgewählt, nicht geprüft und nicht vertraglich gebunden hat. Bei Privat- und Gratis-Konten dürfen die Eingaben je nach Anbieter zur Verbesserung der Modelle weiterverwendet werden.

Dazu kommen die Pflichten, die mit dem Datenschutzgesetz nichts zu tun haben: Vertraulichkeitsklauseln in Ihren Kundenverträgen, Geschäftsgeheimnisse Dritter, und bei Anwälten, Ärzten oder Treuhändern das Berufsgeheimnis nach Strafgesetzbuch. In der Praxis ist der Ärger mit dem Kunden häufig grösser als der Ärger mit einer Behörde.

Wer die Busse bezahlt

Das Datenschutzgesetz droht mit Bussen bis 250'000 Franken (Art. 60 bis 62 DSG). Drei Punkte werden dabei regelmässig falsch erzählt.

Strafbar ist nur vorsätzliches Handeln, wobei Eventualvorsatz genügt: Wer eine Verletzung für möglich hält und in Kauf nimmt, ist erfasst. Fahrlässigkeit bleibt straflos.

Gebüsst wird die verantwortliche natürliche Person, also wer über die Datenbearbeitung effektiv bestimmt. Das kann die Mitarbeiterin sein, die kopiert hat. Näher liegt oft die Führung, die über Konten, Werkzeuge und Freigaben bestimmt und das Thema laufen liess.

Das Unternehmen selbst kann anstelle der Person gebüsst werden, wenn die Busse 50'000 Franken nicht übersteigt und die Ermittlung der verantwortlichen Person unverhältnismässigen Aufwand bedeuten würde (Art. 64 Abs. 2 DSG). Verfolgt wird kantonal, durch Staatsanwaltschaften oder Stadtrichterämter.

Das Gesetz ist neu, die Praxis ist dünn

Das revidierte Datenschutzgesetz gilt seit dem 1. September 2023. Öffentlich dokumentierte Strafverfahren dazu sind bis heute selten. Der erste bekannt gewordene Strafbefehl stammt vom Stadtrichteramt Zürich, datiert Juni 2024, öffentlich gemacht durch den Anwalt Martin Steiger. Er traf die datenschutzverantwortliche Person eines E-Mail-Marketing-Unternehmens und lautete auf 450 Franken, weil eine betroffene Person unvollständig über die Herkunft ihrer Daten informiert worden war.

Zwischen 450 Franken und 250'000 Franken liegt unvermessenes Gelände. Niemand kann Ihnen heute verbindlich sagen, was die Weitergabe von Kundendaten über ein privates KI-Konto kostet und wen sie trifft. Geklärt wird das im Einzelfall an einem Verfahren. Genau dieses Verfahren wollen Sie nicht sein. Das ist der eigentliche Grund für Eile.

Schritt eins: die Weisung, gegengezeichnet

Vier Angaben genügen. Welche Konten für die Arbeit gelten. Welche Daten in kein KI-Werkzeug gehören, etwa Kundenakten, Personaldaten, Gesundheitsdaten und alles unter Berufsgeheimnis. An wen man sich bei Unsicherheit wendet. Ab wann die Regel gilt. Dazu die Unterschrift jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters, Ablage im Personaldossier. Eine Seite reicht.

Ein Verbot ohne Ersatz wird umgangen, meist innerhalb von Wochen. Deshalb gehört in dieselbe Mitteilung das Datum, ab dem das Geschäftskonto bereitsteht.

Schritt zwei: Geschäftsabo statt Privatkonto

Die Geschäfts- und Enterprise-Stufen der grossen Anbieter bringen einen Auftragsbearbeitungsvertrag (DPA) mit und trainieren standardmässig nicht auf Ihren Eingaben. Welche Lizenzstufe was ändert, und welche zwei Dinge dabei ständig verwechselt werden, steht in unserem Standpunkt vom Juni: ChatGPT, Claude und Gemini im Unternehmen.

Damit ist der Alltag abgedeckt. Ein Entwurf für einen Lieferantenvertrag, ein Protokoll, eine Offerte: im Geschäftsabo bearbeitbar. Heikel bleibt die Kombination, die aus unverdächtigen Feldern eine Personenbeurteilung macht, etwa eine Auswertung der Abwesenheitstage zusammen mit Position, Vorgesetztem, Geschäftsstelle und Lohn. Solche Auswertungen brauchen eine eigene Prüfung. Kein Abo löst das.

Schritt drei: das Fundament, das die Modellfrage beantwortet

Wer nur das Abo wechselt, hat die Bremse gelöst und noch keine Richtung. Vier Säulen tragen jeden KI-Einsatz: Prozesse und Organisation, Datenhygiene, Infrastruktur, Compliance. Aus derselben Standortbestimmung fällt am Ende auch die Antwort auf die Modellfrage. Welche Aufgabe läuft im Haus, welche in einer Schweizer Cloud, und wann braucht es ein Frontier-Modell, weil es sonst nicht seriös geht. Für sensible Akten kommt die Anonymisierung davor und die Re-Identifikation danach. KI-Modelle sind austauschbar. Das Fundament ist es nicht.

Mehr dazu: Fundament vor Werkzeugen und Trügerische Sicherheit.

Das Verbot ist der schnelle Teil. Der Ersatz ist der entscheidende.

Wir begleiten Schweizer KMU auf diesem Weg, menschlich, kompetent, ganzheitlich.